Errores comunes de las pequeñas empresas que se deben evitar en cada etapa de desarrollo de su compañía

Para tomar una idea y convertirla en un éxito a largo plazo, es necesario tomar decisiones comerciales inteligentes a medida que la compañía crece. Según la Oficina de Estadísticas Laborales, cerca del 20 por ciento de las pequeñas empresas fracasan en su primer año y el 50 por ciento de las pequeñas empresas fracasan en su quinto año.

¿Cómo puede, entonces, un emprendedor lanzar de manera efectiva una pequeña empresa, llevarla adelante de manera eficiente y promover el crecimiento al largo plazo? Dividamos a continuación las diferentes etapas y debatamos algunos de los errores frecuentes que podrían cometer los dueños de empresas.

Etapa I: Errores que cometen las empresas incipientes

1. Esperar ganancias inmediatas

Al lanzar una empresa, los dueños deben darse cuenta de que quizás les lleve varios años obtener ganancias. Por este motivo, muchos emprendedores deciden trabajar a tiempo completo mientras hacen crecer su compañía (un 59 por ciento, según una encuesta de Paychex de 2018). Si bien puede haber muchas ventas, el volumen y la escala de los costos de las empresas incipientes implican que los emprendedores pueden tener que enfrentarse a años sin ganancias en los inicios de la compañía.

Si bien hay consideraciones financieras importantes que se deben tener en cuenta durante los primeros años, los emprendedores también deben prepararse mentalmente para esta etapa. Algunos líderes de empresas ponen en duda su decisión de haber lanzado la empresa cuando las cosas están complicadas al principio. Sin embargo, si mantienen la productividad y crean un plan comercial detallado, los emprendedores pueden concentrarse en hacer crecer su proyecto, incluso cuando las ganancias sean modestas.

2. Elaborar presupuestos de costos incorrectos

Desde muebles para la oficina hasta honorarios para constituir la empresa, existen ciertos costos que muchas pequeñas empresas pasan por alto. Uno de los principales inconvenientes de las nuevas empresas es no tener una idea clara de cuánto costará crear la empresa nueva y no contar con los fondos para cubrir los gastos iniciales. Según una encuesta de Paychex, de 1000 personas que estaban considerando empezar su propia empresa, un 59 por ciento esperaba autofinanciar la compañía nueva.

Antes de arriesgar sus ahorros personales en un negocio nuevo, es importante comprender todos los costos relacionados con abrir y operar una compañía. A menudo, los dueños no incluyen costos menos conocidos en sus presupuestos, y estos pueden tener un impacto negativo general. Y, lo que es más importante, esto puede crear problemas gravísimos de flujo de dinero que podrían amenazar la existencia misma de la compañía.

3. Meterse en un contrato de alquiler desfavorable

El espacio en donde lleva adelante su negocio puede ser de vital importancia. Puede ayudarlo a usted y a su equipo a ser más productivos, ayudar a que los clientes que lo visitan tengan más confianza en la estabilidad de su empresa o darle acceso a movimiento minorista importante.

El desafío es que este costo fijo es completamente independiente de sus ganancias. Es un compromiso legal que puede torcer su capacidad de gestionar activamente el flujo de dinero en los momentos difíciles. Usted está a merced de su contrato de alquiler.

En lugar de comprometerse en un contrato de alquiler a largo plazo, muchas pequeñas empresas utilizan espacios compartidos, alquileres temporales u otros tipos de contratos por oficinas compartidas o subsidiadas. Esto brinda alternativas sólidas y de bajo costo a los espacios de oficina tradicionales, y ofrece la flexibilidad de crecer o reducir el espacio según los presupuestos que se tengan a cada momento.

4. No crear un plan de marketing sólido

El plan de marketing es un mapa hacia el objetivo de hacer conocidos sus productos o servicios, y convencer a los posibles clientes de que confíen en usted. Un plan de marketing sólido debería incluir estos puntos:

  • una serie de pasos para promocionar su negocio, con fechas prestablecidas para finalizar las promociones;
  • una división de iniciativas o campañas individuales, con un retorno de inversión proyectado y un crecimiento de amplio alcance anticipado; y
  • una estratega de respaldo en caso de que las promociones claves no funcionen.

Idear un plan de marketing puede ayudarlo a tener un mejor entendimiento del valor y la lealtad de su cliente promedio, los costos involucrados en la adquisición de clientes nuevos, la diferencia entre el cliente deseable y aquel que no vale su esfuerzo, y las particularidades de todos los canales de marketing disponibles para su empresa. Esta información es inestimable a la hora de evaluar su estado en el mercado.

5. Lanzar el emprendimiento sin protecciones por propiedad intelectual

Imagine que tiene un diseño de producto fenomenal. Tiene el inventario suficiente y se ha asociado con los canales de distribución adecuados. El negocio comienza a andar. Luego, aparece el mismo producto en otro lugar, y además es más barato y tiene una mayor distribución. Literalmente, le han robado el negocio.

Puede evitar esta situación con la protección de propiedad intelectual adecuada. Existen diferentes tipos de patentes, incluso patentes de utilidad para aplicaciones nuevas de productos existentes, que ayudan a proteger a los dueños de las pequeñas empresas y sus inversiones.

Es muy importante contar con asesoría legal para garantizarse de contar con las medidas de protección correctas, como patentes, documentación de derecho de uso, acuerdos de licencias y otras formas de protección de propiedad intelectual, antes de invertir una gran parte de su dinero obtenido en buena ley.

6. No elegir socios comerciales adecuados

No todos los emprendedores tienen experiencia en contabilidad, impuestos, marketing y finanzas, pero estas son habilidades claves en el mundo de los negocios.

Si necesita cubrir esos huecos, es posible que elija a un socio con experiencia que lo ayude a lograr un equilibrio y a crear un equipo de gestión completo. Sin embargo, tomar malas decisiones en cuanto al equipo o confiar en las personas equivocadas es uno de los principales problemas de las pequeñas empresas, según un panel de 31 emprendedores entrevistados por Paychex.

Cuando se trata de relaciones con socios comerciales, empleadores y empresas externas, es importante construir relaciones y asociarse con la persona adecuada para un trabajo en particular.

Aunque encontrar a los socios comerciales adecuados puede ser un desafío, no pedir ayuda cuando lo necesitamos es otro de los errores que cometen las pequeñas empresas, según los emprendedores citados anteriormente. Saber en qué momento sumar a un experto que pueda ayudarlo a llevar su negocio adelante de una manera efectiva y evitar la necesidad de aprender absolutamente todo desde el primer día. Por ejemplo, aunque es posible que no sea necesario tener un contador profesional para las cuestiones contables cotidianas de los inicios del negocio, un contador público certificado puede aportar su enorme conocimiento a una empresa incipiente. Muchas empresas de contadores públicos certificados no tienen problema en reunirse con un emprendedor para brindarle consejos para pequeñas empresas y darle otras pautas sobre las problemáticas actuales del mundo contable. Los contadores y los abogados también pueden asesorar a los emprendedores en cómo seleccionar una estructura y charlar sobre los problemas potenciales de la planificación impositiva. Se pueden evitar los errores futuros de contabilidad si se trabaja con un contador profesional al momento de establecer la nueva empresa.

Etapa II: Errores que cometen las empresas ya establecidas

1. Retrasar su contabilidad

En el medio del torbellino de su rutina diaria, las preocupaciones contables pueden ocupar un lugar secundario entre sus prioridades operativas. Pero a medida que su negocio crece, necesitará volver al principio, corregir errores y contabilizar cada transacción. Si se le acumulan los recibos o si tiene problemas para armar su balance, es posible que sea el momento de considerar una solución alternativa a sus procesos manuales.

Los software de contabilidad son una manera de volverse más eficiente, eliminar los errores informáticos y preparar informes financieros en un formato aceptado por la industria. Las copias de seguridad integradas y las medidas de seguridad pueden proteger su información; a medida que llega el fin de año, estará agradecido de tener su información financiera almacenada en un formato que se pueda exportar de manera sencilla para su asesor contable.

2. Apresurarse para agregar puestos administrativos a su nómina

Cuando lleva adelante una pequeña empresa, todo es importante. Pero usted es el único dueño de la pequeña empresa y no puede encargarse de todo. Diferenciar su negocio, encontrar clientes nuevos, cerrar una venta y asegurarse de brindar un experiencia de calidad que haga que sus clientes vuelvan son tareas fundamentales para la generación de ingresos y consumen gran parte de su tiempo.

Es lógico que tenga la necesidad de sumar gente para ayudarlo con tareas administrativas internas que tienen que cumplirse, pero que no necesariamente contribuyen al éxito de su emprendimiento. Por desgracia, estos empleados pueden afectar su flujo de efectivo. Y cuando hay poca ganancia, igualmente hay que pagarles.

En lugar de esto, podría pensar en tercerizar las tareas administrativas y así realizarlas a una fracción del costo de contratar a un empleado. Por ejemplo, lo normal sería que contrate empleados para ayudar con la venta y fabricación de productos, y con la prestación de servicios. Pero para pagarles, quizás considere la posibilidad de tercerizar esas tareas a una compañía que se pueda encargar de esto sin el compromiso de un salario, los beneficios y la capacitación que implican tener un empleado.

3. Cometer errores regulatorios

Cuando contrata empleados, existen muchas leyes estatales, federales y locales sobre nóminas y empleo que deben considerarse. Y para complicar todavía más las cosas, estas leyes y normativas podrían superponerse o enmendarse. Lamentablemente, desconocer la ley no es un recurso que pueda usar para protegerse como empleador. Si, por error, infringe estas leyes, podría estar sujeto a sanciones y multas muy importantes, que representan las ramificaciones más costosas de los errores comerciales.

Estos son los contratiempos de flujo de dinero que pueden provocar graves problemas para su empresa. Podría llegar a encontrase en problemas financieros, a pesar de estar en buena posición. Y si tiene ciertos problemas financieros, algo así podría provocar un daño irreparable.

En lugar de tratar de estar al día con todo por su cuenta, es lógico sumar recursos externos que se especialicen en estos asuntos y cuenten con las licencias correspondientes. Suele ser correcto tercerizar las presentaciones impositivas, el procesamiento de nómina, los seguros de remuneración de los trabajadores y otros asuntos de RR. HH.; esto, además, puede evitarle errores costosos e innecesarios.

Etapa III: Errores que podrían evitar que su compañía crezca

1. Extensión excesiva de su alcance geográfico

En la búsqueda de clientes y mercados nuevos, es fácil tentarse e ir mucho más allá de lo posible. Al fin de cuentas, si encuentra cientos de clientes en su pueblo natal, podría encontrar miles en el resto del país.

Pero viajar cuesta dinero. Vuelos. Hoteles. Alquiler de autos. Almuerzos. Todo suma muy rápido. Esto se complica todavía más si consideramos que las cosas pueden ser más difíciles fuera de su comunidad, ya sea por no conocer la ubicación, por luchar contra la competencia local o por otros desafíos. No tendrá el apoyo o la red que necesita en estos otros destinos.

Una base de clientes de rango amplio también puede crear una demanda de viajes de emergencia, que puede ser muy costosa. Este compromiso con los clientes existentes seguirá vigente, sin importar si pueda costearlo o no.

En lugar de esto, debería primero concentrar sus esfuerzos en su región y crecer geográficamente de manera escalonada. Cuando ya sea necesario llegar más lejos, asegúrese de tener los asociados y las soluciones tecnológicas correspondientes para minimizar el costoso gasto que implican los viajes.

2. No leer (o entender) los términos de los acuerdos crediticios

Los préstamos empresariales pueden brindar la liquidez necesaria para lograr un equilibrio de flujo de dinero o conseguir los fondos que necesita para que su empresa crezca. Si cree que un préstamo podría beneficiar a su compañía, asegúrese de entender a qué se está comprometiendo en términos de pagos, garantías e intereses.

En lugar de luchar por cumplir con los pagos mensuales de créditos, las empresas deberían ponerse el objetivo de optimizar su posición crediticia. Lea cuidadosamente y trate de comprender todos los acuerdos crediticios antes de aceptar fondos. Esto incluye contratos de tarjetas de crédito, con sus intereses y honorarios relacionados, líneas de crédito emitidas por bancos y otros préstamos comerciales.

En el mercado actual, hay muchos productos financieros disponibles para pequeñas empresas, desde financiación colectiva hasta préstamos de capitales de riesgo y pequeñas empresas. Tomarse el tiempo para comparar las ramificaciones financieras de los diferentes tipos de préstamos disponibles puede generar importantes ahorros en intereses y honorarios. Además, desde una perspectiva contable, las pequeñas empresas deben cumplir con los acuerdos crediticios y deben registrar toda la información requerida de manera adecuada en sus registros financieros.

3. Equivocarse en las redes sociales

Establecer la plataforma digital de su marca y contar con una presencia en línea es fundamental para tener éxito en el largo plazo. Su plan de marketing debe contar con una estrategia en redes sociales, basada en una investigación de mercado que le permita identificar los sitios visitados frecuentemente por sus posibles clientes. De esta manera, puede diversificar la actividad en las redes para cubrir un amplio espectro de plataformas. Además, es importante que sea diligente y entienda los descargos de responsabilidad y acuerdos de confidencialidad requeridos por las normativas de privacidad en marketing federales y estatales a la hora de preparar su estrategia de medios sociales.
Llevar un registro del rendimiento de sus publicaciones es esencial para no desperdiciar dinero en campañas de marketing poco efectivas. La mayoría de las plataformas sociales cuentan con datos analíticos incorporados y herramientas de rastreo para evaluar la efectividad de sus tuits, publicaciones de blogs, anuncios y demás. También puede utilizar códigos promocionales, URL únicas, herramientas de encuestas en línea para clientes y plataformas de marketing de relación con clientes para cuantificar de manera precisa los resultados de su estrategia en redes sociales.

4. Fallar en la medición de la información adecuada

Si no está midiendo el rendimiento de su compañía, no puede comprender cuál es el éxito o cuáles son los problemas de su estrategia comercial (y si mide la información incorrecta, se arriesga a no obtener ningún tipo de datos). Por ejemplo, usted no querrá invertir en una oportunidad de crecimiento nueva sin analizar por completo las posibles ganancias. No asuma que el statu quo lo llevará sin más hacia el futuro. Debe estar en constante búsqueda de mejoras y planificar cambios que ayuden a su compañía a prosperar.

Todos los días fracasa alguna empresa, pero muchas veces esto no tiene nada que ver con brindar productos o servicios de calidad. Por el contrario, puede tener que ver con manejar de manera incorrecta los presupuestos, asumir compromisos de gastos inflexibles y no contar con el capital necesario para continuar las operaciones.

Para tener éxito, debe manejar de manera estratégica el tiempo y el presupuesto de su pequeña empresa. Debe invertir ambas cosas de manera inteligente y concentrar los esfuerzos en conseguir ganancias y lograr crecimiento. Contratar a terceros de confianza en áreas como la nómina puede generarle mucho tiempo libre para concentrarse en sacar adelante su emprendimiento y evitar los errores comerciales potenciales y las dificultades habituales.